Hohe Anforderungen an das elektronische Fahrtenbuch

Sachverhalt

Im Streitfall nutzte ein Apotheker eine Fahrtenbuchsoftware verwendet, die vom Hersteller als "finanzamtstauglich" tituliert wurde. Nachdem der Betriebsprüfer keine inhaltlichen Fehler beim Abgleich zwischen Fahrtenbuch und den Belegen finden konnte, prüfte er im Anschluss die Zulässigkeitsvoraussetzungen des Fahrtenbuchs. Sein Hauptaugenmerk lag dabei auf der Prüfung ob das Fahrtenbuch nachträglich geändert werden konnte, ohne dass dies ersichtlich ist. Dabei stellte er fest, dass die Möglichkeit gegeben war, das Fahrtenbuch in Excel zu exportieren, zu verändern und anschließend wieder zu importieren. Dem setzte der Apotheker entgegen, dass jede erfasste Fahrt eine feste Satz-ID bekam, die eine mögliche Manipulation aufdecken würde. Die war technisch grundsätzlich richtig, reichte jedoch nicht aus.

Als besonders störend empfand das FG Baden-Württemberg, dass bei einem Rückimport von Excel Änderungen weder in der Druckansicht, noch in der gewöhnlichen Programmansicht erkennbar waren - auch nicht anhand einer unstimmigen oder abweichenden Satz-ID. Erschwerend kam hinzu, dass nicht ersichtlich war, zu welchem Zeitpunkt die Einträge in das Fahrtenbuch gemacht wurden. Auf Grund dieser formellen Mängel, befand das Finanzgericht das Fahrtenbuch schlussendlich als nicht ordnungsgemäß.

Praxishinweis

Ob ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird oder nicht, hängt wesentlich von der Tatsache ab, dass sowohl in der Datei als auch in den Ausdrucken erkennbar ist, zu welchem Zeitpunkt und von wem die entsprechenden Einträge gemacht wurden. Ebenso muss eine nachträgliche Änderung der Daten zweifelsfrei erkennbar sein. Die Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch sind somit um ein vielfaches Höher als beim manuellen Fahrtenbuch.

Quelle: FG Baden-Württemberg, Urteil vom 14.10.2014, Az. 11 K 737/11
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